Учредитель исходной организации имеет все полномочия и права на перевод своих сотрудников в обособленные филиалы или подразделения. Они могут быть организованы в другом месте или находиться в другом городе. Процедура перевода соответствует действующему трудовому законодательству и регулируется договором о переводе, который подписывается между головной организацией и филиалом.
Для оформления перевода необходимо оформить заявление от сотрудника, которое сопровождается справкой из кадровой записи, трудовой книжкой и инструктажа по технике безопасности. Также требуется предоставить документы, удостоверяющие личность сотрудника и его гражданство. Перевод осуществляется на основании приказа учредителя и внесения изменений в трудовую книжку и кадровую запись работника.
Перевод в обособленное подразделение является распространенной практикой нашей организации и принимается для решения организационных и кадровых вопросов. Он позволяет эффективно использовать кадры и ресурсы компании, поддерживать постоянную работу структурных подразделений и достигать целей.
Перевод в обособленные филиалы или подразделения может быть как временным, так и постоянным. Временный перевод может продолжаться до 3-х месяцев, а постоянный – более 6 месяцев. Перевод работника сопровождается инструктажем и обучением по новой должности и трудовым обязанностям.
Если у вас возникли вопросы по переводу в обособленное подразделение, обратитесь к HR-специалисту организации или изучите ответы на часто задаваемые вопросы в нашем издании «Переводы в обособленные подразделения: все, что нужно знать».
Этап 1: Подготовка документов для перевода
Содержание
1. Проведение переговоров и согласование условий перевода. Решается вопрос о переводе, по какому приказу, куда и когда. Кадровые службы головной и обособленной организаций вместе оформляют перевод по договору о передаче прав и обязанностей между структурными подразделениями.
2. Составление и подписание приказа о переводе. Приказ о переводе оформляется в двух экземплярах — один остается у работодателя, второй передается в обособленное подразделение. Приказ содержит сведения о дате перевода, должности, на которую происходит перевод, и другие необходимые данные.
3. Оформление записи в трудовой книжке. Перевод работника также оформляется в трудовой книжке, где делается запись о дате, причине и условиях перевода. Также в трудовой книжке оформляются все дальнейшие изменения и переходы работника.
4. Подготовка справки о переводе. При переводе в обособленное подразделение работнику выдают справку о переводе, в которой указывается дата и основание перевода, новая должность и другие сведения о переводе. Данная справка может понадобиться работнику для оформления документов или подтверждения стажа работы в новом месте.
5. Передача личной карточки работника. При переводе работника его личная карточка передается из головной организации в обособленное подразделение. Это необходимо для учета его труда и сохранения информации о сотруднике в новом месте работы.
6. Просмотр и перенос информации. После перевода работника необходимо в обособленном подразделении ознакомиться с его карточкой и перенести всю необходимую информацию во внутренние системы учета.
7. Решение вопросов работника. В случае возникновения вопросов у работника по поводу перевода, он может обратиться за разъяснениями к кадровым службам обособленного подразделения или головной организации.
8. Проведение переходного периода. После перевода работника может потребоваться некоторое время для интеграции в новую команду и привыкания к новой сфере деятельности. В этот период важно обеспечить работнику необходимую поддержку и решить все возникающие вопросы.
Этап 2: Согласование перевода с руководством
Перевод трудового работника обособленному подразделению организации оформляется по правилам записи трудовой книжки сотрудника. При переводе сотрудников по кадровому приказу, запись о переводе оформляется в трудовую книжку.
Перевод работника в обособленные подразделения организации может быть произведен только с его согласия. В случае несогласия работника с переводом, работа в филиале или иной обособленной подразделении может быть прекращена и работник переведен на другую работу в организации.
Перевод сотрудников в обособленные подразделения организации, в которых возможно ухудшение условий труда по сравнению с прежним местом работы или в условиях затрудненной охраны труда (на объекты одного акционерного общества, образующие охраняемый периметр), а также перевод работника в случае внедрения в организации системы оплаты труда с использованием квалификационных разрядов, производится с его письменного согласия.
Перевод сотрудников, занятых на основной работе в организации, в обособленные подразделения и филиалы оформляется по кадровому приказу головной организации.
Перед согласованием перевода работника в обособленное подразделение, руководство организации обязано ознакомиться с личной карточкой, записями в трудовой книжке, а также провести инструктаж по охране труда для нового места работы и оформить запись в книжке для учета согласия работника на перевод.
В случае перевода работника в обособленный филиал или подразделение организации, где работа на новом месте представляет для работника опасность, несовместимую с его состоянием здоровья, руководство организации обязано выдать справку о состоянии здоровья работника. Если работник, по медицинским показаниям, не может быть переведен на новую работу, его перевод отменяется, и он остается работать на предыдущем месте работы.
Перевод работников в обособленные подразделения оформляется при наличии согласия работника на перевод.
Этап 3: Объявление о переводе
После принятия решения о переводе работника в обособленное подразделение, необходимо оформить уведомление о переводе. Этот этап включает в себя внесение изменений в трудовую книжку работника и оформление записи о переводе в его личную карточку.
Перевод работника оформляется на основании его заявления о переводе или на основании приказа руководителя организации. В случае перевода в филиал или в структурные подразделения, решение о переводе принимается головным подразделением.
Передача работника на новую должность в обособленное подразделение должна сопровождаться проведением дополнительного инструктажа по охране труда.
| 1. | Сотрудник подает заявление о переводе в обособленное подразделение или на основании приказа руководителя |
| 2. | Решение о переводе принимается головным подразделением организации |
| 3. | Оформление записи о переводе в трудовую книжку и личную карточку работника |
| 4. | Ознакомление работника с новыми обязанностями и правилами |
| 5. | Проведение дополнительного инструктажа по охране труда |
| 6. | Перевод работника в обособленное подразделение |
| 7. | Внесение изменений в трудовой договор по соглашению сторон |
| 8. | Издание приказа об оформлении перевода |
Этап 4: Издание приказа о переводе на другую постоянную работу
После получения ответов на вопросы о переводе сотрудников в обособленные подразделения филиала, работодатель принимает решение о переводе на другую постоянную работу.
Перевод сотрудников на другую работу в обособленное подразделение филиала осуществляется в соответствии с трудовым договором и соглашениями о переводе.
Для оформления перевода на другую постоянную работу необходимо издать приказ о переводе.
Шаг 1: Издание приказа о переводе на другую постоянную работу
1. На основании принятого решения о переводе работодатель должен составить приказ о переводе сотрудника из головной организации в обособленное подразделение филиала.
2. В приказе о переводе указываются следующие сведения:
| Номер приказа | Пример: № 123 |
| Дата приказа | Пример: 01.01.2024 |
| ФИО сотрудника | Пример: Иванов Иван Иванович |
| Трудовая должность | Пример: Менеджер по продажам |
| Головная организация | Пример: ООО «Головная организация» |
| Обособленное подразделение филиала | Пример: ООО «Обособленное подразделение» |
| Постоянная работа | Пример: Менеджер по продажам в обособленном подразделении филиала |
3. Приказ о переводе подписывается руководителем головной организации и скрепляется печатью.
Шаг 2: Оформление трудовой записи о переводе
1. После издания приказа о переводе необходимо оформить запись в трудовую книжку сотрудника.
2. Запись в трудовую книжку должна содержать следующие сведения:
| Дата и номер приказа | Пример: 01.01.2024 № 123 |
| Переводится | Пример: из головной организации в обособленное подразделение филиала |
| Новая трудовая должность | Пример: Менеджер по продажам в обособленном подразделении филиала |
3. Запись в трудовую книжку должна быть подписана руководителем головной организации и скреплена печатью.
4. После оформления записи в трудовую книжку должна быть внесена соответствующая запись в карточку сотрудника.
5. Передача трудовой книжки и карточки сотрудника производится в обособленное подразделение филиала.
Шаг 3: Инструктаж и оформление дополнительных документов
1. Перед началом работы в обособленном подразделении филиала сотруднику проводится инструктаж по охране труда и организации труда.
2. По результатам инструктажа составляются необходимые документы (инструктажные листы, расписки и т.д.), которые оформляются в установленном порядке.
3. Все документы оформленные по результатам инструктажа должны быть внесены в личное дело сотрудника.
4. По итогам инструктажа сотрудник получает все необходимые инструкции и рекомендации, касающиеся его новой должности в обособленном подразделении филиала.
5. В случае изменения условий работы (трудовой функции, графика работы и т.д.), необходимо оформить соответствующие документы (дополнительное соглашение к трудовому договору или изменение приказа о переводе) и внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Этап 5: Обеспечение перевода
После получения справки о переводе работником, работодатель приступает к организации перемещения сотрудника в обособленное подразделение.
На этом этапе необходимо выполнить следующие задачи:
- Перевести 7-3 головную книжку охраны труда из головного подразделения в обособленное подразделение.
- Провести инструктаж по охране труда на новом месте работы.
- Подготовить документы для оформления перевода.
- Передать работнику карточку учета выдачи спецодежды и СИЗ.
- Обеспечить правильное внесение изменений о переводе в трудовую книжку работника.
- Оформить приказ о переводе.
- Решить все остальные вопросы, связанные с переводом.
Перевод работника из головного подразделения в обособленное подразделение оформляется путем подачи заявления на перевод. В заявлении указываются наименование филиала, в котором работник хочет быть переведен, и другую информацию, необходимую для оформления перевода.
При получении заявления, работодатель рассматривает его и принимает решение о переводе сотрудника. В случае положительного решения, работник переводится в обособленное подразделение.
Оформление перевода означает перенос работника из одного структурного подразделения в другое. Работа в обособленных подразделениях организациих может регулироваться как дополнительным соглашением к трудовому договору, так и приказом о переводе.
Этап 6: Сопровождение перевода
После того как работник был переведен в обособленное подразделение организации, необходимо провести ряд дополнительных мероприятий для правильного сопровождения перевода.
1. Прием на новой должности
При приеме на новой должности работник должен ознакомиться с правилами и инструкциями, действующими в обособленном подразделении. Провести инструктаж по охране труда и оформить запись в трудовой книжке о переводе.
2. Внесение изменений в трудовой договор
После перевода сотрудника, руководство организации должно внести изменения в трудовой договор, указав новую должность и место работы.
3. Передача документов
Работник должен передать все необходимые документы своей предыдущей должности в обособленное подразделение. Это могут быть отчеты, записи о проведенных мероприятиях и другие документы, необходимые для работы в новой должности.
4. Оформление записи в трудовой книжке
После перевода на новую должность, в трудовой книжке работника должна быть оформлена соответствующая запись о переводе.
5. Организация инструктажа
Обособленное подразделение должно провести инструктаж на новой должности для работника, ознакомить его с правилами и требованиями, а также предоставить необходимую информацию для выполнения своих обязанностей.
6. Решение возникающих вопросов
При переводе в обособленное подразделение могут возникнуть различные вопросы, как для работника, так и для руководства. Необходимо установить эффективный механизм коммуникации для оперативного решения возникающих вопросов.
Вопрос ответ